Arxivar per la gestione degli interventi tecnici

La gestione dei rapporti di intervento tecnico è una delle tematiche più scottanti per chiunque svolga attività di supporto.

La gestione cartacea è un incubo e chi presta assistenza lo sa. Le problematiche principali che rileviamo sono:

1. la contabilizzazione manuale delle ore, attività cui viene dedicata almeno una giornata a fine mese, con l'altissima probabilità di commettere errori;
2. la possibile contestazione da parte del cliente, che a fine mese si vede recapitare una fattura e deve ricostruire gli interventi cui si riferisce. 

Non c’è palestra migliore che risolvere i problemi per la propria realtà e mettere la soluzione a disposizione degli altri.

Rapportini informatizzati

Noi stessi avevamo questo problema ed ecco come l’abbiamo risolto. Ricorrendo alla soluzione di business process management Arxivar, della quale siamo partner, abbiamo informatizzato il modulo rapportini della nostra azienda. 

Ora i tecnici, a fine intervento, via smartphone o tablet possono compilare subito il rapporto, segnando se sia un intervento in garanzia, addebitato o non addebitabile per qualche motivo.

Il rapportino non viene contabilizzato a fine mese, ma viene subito catalogato correttamente dal sistema, permettendo una valutazione in tempo reale dello sforzo del reparto tecnico.

Il cliente è subito avvisato dell’intervento

Non appena il rapportino viene inserito dal tecnico, una copia viene inviata al cliente per conoscenza, affinché non ci siano sorprese a fine mese e possa avere conto immediatamente dell’attività svolta.

Situazione interventi aggiornata in tempo reale

Nello stesso istante, viene aggiornato il report dell’attività del reparto, utile ai responsabili per avere una situazione aggiornata al secondo sull’andamento del comparto, ma soprattutto utile per le riunioni periodiche di valutazione dell’attività, che non costano più di una o due giornate di preparazione, ma sono già pronte con i dati sempre aggiornati.

Ambiti di applicazione

Come dicono gli americani, you name it! Questo sistema di rapportini si può adattare a qualsiasi attività dove viene svolta una parte di assistenza tecnica, indipendentemente dalla tipologia di prodotto o servizio per la quale venga offerta.

Ma Arxivar non è solo questo. È una vera e propria lavagna dove posso implementare qualsiasi processo aziendale. Avrò modo, nei prossimi post, di illustrarne altri.

Nel frattempo, se hai bisogno di ulteriori informazioni, puoi contattarci compilando il nostro form!